Lesesaal-Bestellungen und Reproduktionsanträge werden über den Menüpunkt "Bestellungen" 9 aufgegeben.
Eine neue Bestellung wird durch Klick auf „Bestellung Lesesaal“ 10 angelegt.
Eine Bestellung ist immer einem Benutzer 11 und einem Thema dieses Benutzers 12 zugeordnet. Zu einer Bestellung muss das gewünschte Bereitstellungsdatum 13 angegeben werden.
Einer Bestellung können eine oder mehrere Verzeichnungseinheiten (Signaturen) hinzugefügt werden:
Beim Klick auf „Speichern“ 16 wird geprüft, ob die Signatur bestellbar ist.
Bestellbare Verzeichnungseinheiten
Beim Abspeichern der Bestellung ändert sich der aktuelle Standort der Verzeichnungseinheit auf „Magazin-angefragt“ und diese ist daraufhin als „derzeit nicht bestellbar“ gekennzeichnet 17.
In der Bestellübersicht kann der Benutzer seine laufenden Bestellungen und deren Bearbeitungsstand einsehen. Durch Klick auf den Link „anzeigen“ 18 werden die Signaturen auf der rechten Seite des Bildschirms in einer tabellarischen Übersicht 19 mit diesen Informationen angezeigt:
Anhand der Sortieroptionen 20 der Bestellübersicht können die bestellten Signaturen gruppiert werden nach:
Lesesaal-Bestellungen können auch vom Benutzerservice im Auftrag des Benutzers aufgegeben werden.
Es muss in dem Fall im Bestellformular zuerst der Benutzer ausgewählt werden und anschließend das/ein Thema des Nutzers der Bestellung zugeordnet werden (die Themen des Benutzers wurden mit dem Benutzungsantrag erfasst).
Bei Absenden einer neuen Bestellung werden die zugehörigen Archivabteilungen (d.h. die Bearbeiter der jeweiligen Bestände) automatisch per E-Mail informiert. Der Versand von E-Mails erfolgt pro Aktion (Ausleihe, Reproduktion usw.) pro Bestand, und nicht pro Verzeichnungseinheit. Der Archivar kann anschließend anhand der Bestellnummer in der Aktionensuche den Vorgang heraussuchen.
Das Magazin und/oder ein Mitarbeiter der Archivabteilung überprüft 2x täglich unter "Bestellungen + Aktionen" 21 die neu eingegangenen Lesesaal-Bestellungen (=Anfragen zur Aushebung, Aktionen vom Status „Magazin > Aushebung“) 22 in der Datenbank. Über den Suchfilter „Magazin-Standort“ 23 kann nach Bestellungen gefiltert werden, die Verzeichnungseinheiten des jeweiligen Standorts enthalten. Daneben ist eine Suche nach gewünschtem Bereitstellungsdatum 24 möglich. Hier kann ein spezielles Datum (von=bis) oder ein Zeitraum eingegeben werden.
Der Mitarbeiter öffnet anschließend die relevanten Anfragen zur Aushebung aus seinem Suchergebnis 25 und wählt die Aktion „Ausheben …“ 26. In der Mitte des Bildschirms werden die Verzeichnungseinheiten in der tabellarischen Übersicht angezeigt, und auf der rechten Seite öffnet sich der Aushebung-Editor 27. Durch die Sortierung nach „aktueller Standort“ 28 werden die VE nach ihrem Bearbeitungsstand gruppiert. Ausgehobene Verzeichnungseinheiten sind mit dem Symbol „a“ gekennzeichnet. „Magazin – angefragt“ sind Verzeichnungseinheiten, die noch ausgehoben werden müssen.
Die entsprechenden Verzeichnungseinheiten werden durch Ankreuzen markiert 29 und mit „markierte übernehmen“ 30 in den Editor „Aushebung“ auf der rechten Seite übernommen.
Bei den Sortieroptionen "Aktueller Standort" und "Magazin-Standort" werden mit Shift + Mausklick auf ein Ankreuzkästchen alle Signaturen im jeweiligen Abschnitt markiert.
Nach dem Speichern der Aktion können durch Klick auf den Knopf „Entnahmezettel“ 31 die Stellvertreterzettel 32 ausgedruckt werden.
Wird eine Verzeichnungseinheit nicht im Magazin gefunden, editiert der Mitarbeiter die Aushebung-Aktion nochmals und wählt die Aktion „VE nicht gefunden …“. Die betroffenen Signaturen werden in den Editor „Magazin – nicht ausleihbar“ übernommen. Nach dem Speichern ist die Signatur aus der Vorgängeraktion „Aushebung“ entfernt und die Verzeichnungseinheit als „Verlust“ und „nicht bestellbar“ markiert.
Zum gewünschten Bereitstellungsdatum prüft der Benutzer in seiner Bestellübersicht (s.o.) den Stand der Bestellung 33 .
Verzeichnungseinheiten, die zur „Nutzung“ 34 35 bereitstehen, kann der Benutzer im entsprechenden Lesesaal einsehen.
Zurückgegebene Archivalien werden an das Magazin geschickt.
Für die Reponierung wird eine neue Hauptaktion „Schnellreponierung“ 36 erstellt.
Der Magazin-Mitarbeiter tippt die Entnahmenummern durch „Enter“ (Eingabetaste) getrennt in den Editor 37 ein oder scannt den zugehörigen Barcode vom Entnahmezettel. Nach dem Speichern erhalten die reponierten Verzeichnungseinheiten den aktuellen Standort „Magazin“ und sind somit wieder als bestellbar gekennzeichnet. Mit einer Schnellreponierung können Signaturen aus verschiedenen Bestellungen/Aushebungen gleichzeitig in einer Aktion als reponiert gekennzeichnet werden. Die Zuordnung der „Reponierung“ zur vorherigen „Aushebung“ erfolgt automatisch.1
Sind alle Signaturen aus einer Magazinbestellung reponiert, erhält diese automatisch den Status „abgeschlossen“.
Die Schritte Ausgabe / Rücknahme werden nicht elektronisch abgebildet, da die manuelle Entnahme / Einsortieren der SV-Zettel diese Funktion übernimmt. Grund ist u.a. die Zeitersparnis bei Ausgabe/Rückgabe der Materialien. Es ist durch die Magaziner / den Benutzerservice sichergestellt, dass die Arbeitsschritte vom Ausheben bis zur Bereitstellung bzw. von der Rücknahme bis zur Reponierung nicht unterbrochen werden.
Die Erfassung der auszuhebenden / zu reponierenden VE sowie der Druck der Stellvertreterzettel kann am Arbeitsplatz des Magaziners erfolgen. Der Zeitverzug vom tatsächlichen Reponieren bis zur Erfassung im System (=Freischaltung der Bestellbarkeit) wird in Kauf genommen.
a) Bestellung aus dem Lesesaal
Reproduktionsanfragen können sowohl von angemeldeten externen Benutzern als auch vom Benutzerservice im Auftrag eines Benutzers aufgegeben werden.
Im Normalfall erfolgt die Beauftragung von Reproduktionen nach der Nutzung direkt aus dem Lesesaal. Für Reproduktion und Digitalisierung muss der Benutzer einen Antrag ausfüllen und unterschrieben beim Benutzerservice abgeben. Dazu kann er aus der Lesesaal-Bestellung durch Klick auf den Link „Übersicht“ die VE anzeigen und die gewünschten Signaturen ankreuzen. Durch Klick auf den Knopf „Reproduktionsantrag“ öffnet sich das Formular zur Erfassung des Antrags. Folgende Daten können für einen Auftrag erfasst werden:
Füllt ein externer Benutzer den Antrag selbst aus, so wird er automatisch als Benutzer eingetragen und kann eines seiner Themen auswählen.
Der Reproduktionsanfrage können bestellbare VE (Signaturen) hinzugefügt werden. Bestellbare Verzeichnungseinheiten
Es können durch externe Nutzer maximal n VE für eine Direktbestellung zur Reproduktion aufgegeben werden. Die Anzahl n der maximal zur Reproduktion bestellbaren Verzeichnungseinheiten ist konfigurierbar.2
Nach dem Ausführen der Aktion „Speichern + Ausdrucken“ erscheint eine Bestätigungsseite mit einem Knopf zum Ausdrucken des Antrags und der Aufforderung, diesen unterschrieben beim Benutzerservice abzugeben. Die Verzeichnungseinheiten erhalten mit diesem Vorgang den Standort „Reproduktion – angefragt“.
Der Benutzer gibt den Antrag und die Archivalie, in diesem Fall zur Reproduktion, an den Nutzerservice zurück.
Füllt der Benutzerservice das Formular im Auftrag des Nutzer aus, muss er zuerst den Benutzer eintragen, um anschließend das Thema zuzuordnen.3 Nach „Speichern + Ausdrucken“ druckt der Benutzerservice den Antrag aus und übergibt diesen dem Benutzer zur Unterschrift.
Die VE erhalten mit diesem Vorgang den Standort „Reproduktion – angefragt“.
Nachdem der Benutzer den Antrag unterschrieben beim Benutzerservice abgegeben hat, sucht der Benutzerservice diesen z.B. anhand der Auftragsnummer (ID) in der Aktionensuche heraus. Erst wenn der Nutzerservice daraufhin die Aktion „Antrag unterzeichnet“ durchführt, wird die Option „Bestellung unterschrieben“ ankreuzt und die Bestellung damit gültig. Die VE erhalten mit diesem Vorgang den Standort „Reproduktion“. Beim Speichern des Antrags wird eine E-Mail an die Archivabteilung versendet (Weitergabe für den nächsten Arbeitsschritt).
Alternativ hat der Benutzerservice auch die Möglichkeit, den Antrag zu "stornieren". Damit wird dieser auf den Status "abgeschlossen" gesetzt und ist daraufhin in der Bestellübersicht nicht mehr sichtbar. Der aktuelle Standort der Signaturen wird zurückgesetzt auf "Magazin".
Bei Eingang einer neuen Reproduktionsanfrage werden die zugehörigen Archivabteilungen per EMail informiert. Daraufhin können die zuständigen Archivmitarbeiter sich in der Datenbank anhand der ID nach den neu eingegangenen Reproduktionsanfragen suchen und überprüfen, ob die bestellten Verzeichnungseinheiten reproduziert werden dürfen.
Nach Abschluss der Prüfung macht der Archivar einen Vermerk im Feld „Interne Bearbeitungsvermerke, so dass bei einer Bestellung aus mehreren Beständen nachvollzogen werden kann, welche Abteilung bereits geprüft hat. Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, wird die Aktion mit „an Nutzerservice übergeben …“ zur Reproduktion weitergegeben.
Digitalisierungsaufträge werden mit „an Medienservice übergeben …“ zur Digitalisierung weitergegeben.
Der Nutzerservice fertigt die Reproduktionen an. Die damit verbundenen Informationen werden vom Nutzerservice in der zugehörigen Aktion vom Typ „Reproduktionsantrag“ erfasst:
Digitalisate werden vom Medienservice angefertigt.
Nach Abschluss der Digitalisierung übergibt der Medienservie die Aktion mit „An Nutzerservice übergeben …“ an den Benutzerservice.
Abschließend erfasst der Benutzerservice
Der Gesamtpreis eines Reproduktionsauftrags wird automatisch ausgerechnet.
Mit Klick auf „Versand + Abrechnung“ wird die Aktion abgeschlossen. Es erschient eine Bestätigungsseite mit einer Übersicht des Reproduktionsauftrags und einem Knopf zum Ausdruck des Rechnungs-PDF.
Die Rechnung enthält neben den ausgeführten Teilen des Auftrages auch die abgelehnten Verzeichnungseinheiten inkl. der Begründung des Archivars. Dazu wird die „Ablehnung“-Aktion zur Reproduktionsanfrage mit ausgegeben.
Eine Weiterleitung an die Buchhaltung und die Bearbeitung (Zahlungsüberwachung, Mahnwesen) erfolgt außerhalb des Systems.
Der Benutzerservice versendet die Reproduktionen/Digitalisate und die Rechnung und setzt die Aktion „Reproduktion“ auf den Status „abgeschlossen“.
b) Direktbestellung
Daneben gibt es die Möglichkeit der Direktbestellung, bei der Verzeichnungseinheiten (ohne Bestellung in den Lesesaal) zur Reproduktion bestellt werden. Der Nutzerservice kann auch Direktbestellungen im Auftrag des Nutzers durchführen.
Nach dem Abschicken einer Direktbestellung erhalten die VE den aktuellen Standort „Reproduktion – angefragt“ und die zuständigen Archivabteilungen werden über die Bestellung informiert.
Erfolgt die Aushebung durch den Archivar, so kann er die Aktion „Ausheben …“ wählen und die VE einer neuen Aushebung-Aktion zuweisen.
Soll die Aushebung durch das Magazin erfolgen, wählt der Archivar die Aktion „Aushebung durch Magazin“. Dadurch ändert sich der Status der Bestellung in „Magazin > Aushebung“.
Der Magazinmitarbeiter sucht zweimal täglich nach neuen Anfragen zur Aushebung (Aktionen vom Status „Magazin > Aushebung“), zu denen er die VE anzeigen und diese in eine neue Aktion „Aushebung“ übernehmen kann.
Nach dem Speichern der Aktion „Aushebung“ können die benötigten Stellvertreterzettel über den Knopf „Entnahmezettel“ ausgedruckt werden. Für jede Signatur wird ein Stellvertreterzettel für den Magazinstandort und einer für den Nutzerservice gedruckt.
Der Standort der Verzeichnungseinheiten ändert sich in „Reproduktion“ (bei Reproduktionen) bzw. „Medienservice“ (bei Digitalisierungen).
Sind alle VE ausgehoben, wird die Aktion „Reproduktionsanfrage“ wieder auf „Prüfung“ gesetzt.
-> anschließend weiteres Vorgehen wie bei Bestellungen zu Digitalisierung/Reproduktion aus dem Lesesaal
Nach Abschluss der Reproduktion/Digitalisierung erfolgt die Rückgabe der Verzeichnungseinheiten an das Magazin zur Reponierung und der Mitarbeiter reponiert die Archivalie.
Der Leihverkehr läuft – zumindest in Hinblick auf die Verfügbarkeit der Archivalie – in zwei Schritten ab.
Vorbereitung Leihverkehr
Leihanfragen gehen telefonisch, per Post oder per E-Mail bei der Abteilung Leihverkehr ein. Der Registrar legt eine neue Aktion vom Aktionstyp „Leihanfrage extern“ an. Er recherchiert die angefragten Verzeichnungseinheiten in der Datenbank und fügt diese der Leihanfrage hinzu. Die Anfrage zum Leihverkehr erfasst:
Der Registrar kann die Anfrage „Speichern“, um diese zunächst selbst weiterzubearbeiten. Die „Leihanfrage extern“-Aktion dient der Dokumentation der ursprünglichen Anfrage vor Beginn der Prüfung.
Um die Prüfung zu beginnen, legt der Registrar anschließend eine neue Aktion „Leihanfrage“ an und übernimmt die Signaturen aus der Anfrage in diese neue Aktion.
Beim Speichern der Aktion „Leihanfrage“ wird die Leihanfrage auf „erledigt“ gesetzt und ist damit nicht mehr editierbar. Die Daten zur Leihanfrage (Ausstellungstitel, Zeiten usw.) werden beim Anlegen der Aktion „Leihanfrage“ automatisch übernommen. Die Aktion „Leihanfrage“ erhält den Status „Vorbereitung“.
Zur Aktion „Leihanfrage“ können diese Eingaben pro Signatur erfasst werden:
Mit der Option „Speichern + E-Mail versenden“ in der Aktion „Leihanfrage“ werden die entsprechenden Archivabteilungen und die Restauratoren automatisch per E-Mail darüber informiert, das VE für eine Leihanfrage geprüft werden sollen. Die Aktion „Leihanfrage“ erhält den Status „Prüfung“.
Im nächsten Arbeitsschritt bestimmen die zuständigen Archivabteilungen und die Restauratoren für jede angefragte Verzeichnungseinheit, ob diese ausleihbar ist.
Anhand der Vorgangsnummer (ID) aus der Benachrichtigungs-E-Mail kann der Archivar sich den Vorgang aus der Datenbank heraussuchen.
Er editiert den Vorgang und zeigt anschließend mit „Magazinbestellung …“ die Signaturen als tabellarische Übersicht an. Mit der Sortieroption „Signatur“ werden die Verzeichnungseinheiten gruppiert pro Bestand angezeigt. Der Archivar kann nun die VE seines Bestandes zur Prüfung aus dem Magazin bestellen (oder ggfs. anschließend auch selbst ausheben).
Die Restaurierungsabteilung kann ebenfalls die Leihvorgang-Aktion einsehen und (wie im vorangehenden Abschnitt „Archivar“ beschrieben) VE aus dem Magazin bestellen, genehmigen und ablehnen.
Der Restaurator überprüft die ausgehobenen VE und protokolliert deren Zustand
Anschließend erfolgt die Rückgabe der VE an das Magazin zur Reponierung. Die reponierte Verzeichnungseinheit erhält den aktuellen Standort „Anfrage Leihverkehr“ und bleibt für die Bestellung gesperrt.4
Nachdem der Registrar benachrichtigt wurde, erhält der Leihnehmer vom Registrar eine Leihzusage für alle freigegebenen Signaturen (dieser Arbeitsschritt erfolgt ohne Datenbankunterstützung). Nimmt der Leihnehmer die Leihzusage an, wird ein Leihvertrag erstellt.
Dazu wählt der Registrar in der Aktion „Leihanfrage“ die Option „Leihvertrag erstellen“. Damit ändert sich der Status in „Vertrag“ und der Vorgang ist für Archivare und Restauratoren nicht mehr editierbar.
Anschließend befüllt der Registrar die noch offenen Felder (z.B. Beginn und Ende der Leihe). Pro VE wird der Versicherungswert festgelegt und ein Transportunternehmen bestimmt. Der Gesamtversicherungswert wird automatisch ausgerechnet.
Für den Vertragstext werden in der Datenbank von den Nutzern erstellte Textvorlagen vorgehalten, die in den Leihvertrag zur Bearbeitung mit Cut & Paste in ein Bearbeitungsfenster kopiert werden können. Die Textvorlage kann dort in einem HTML-Editor bearbeitet werden, der Grundfunktionen der Textbearbeitung als WYSIYWG Funktion bereitstellt (Fettdruck, Schriftgrößen, Kursivschrift, Absatzformatierung …).
Der Leihvertrag kann anschließend über einen Knopf im Editor als PDF ausgedruckt werden.
In der Zukunft liegende Leihverträge werden an der Verzeichnungseinheit im Editor und in der Detailansicht angezeigt (nicht jedoch für externe Nutzer). Dieser Vermerk wird von den Archivmitarbeitern berücksichtigt, wenn sie Verzeichnungseinheiten für Reproduktionsaufträge freigeben, bzw. von Magazin-Mitarbeitern bei der Aushebung von VE, die für den Lesesaal bestellt wurden.
Wird der Leihvertrag abgeschlossen, ändert der Registrar den Status der Aktion „Leihanfrage“ in „abgeschlossen“. VE sind bis zur Beendigung des Leihvorgangs nicht mehr bestellbar:5
Leihverkehr Durchführung
Vor Leihbeginn übernimmt der Registrar die Verzeichnungseinheiten in eine neue Aktion „Transportvorbereitung“ und gibt das gewünschte Bereitstellungsdatum an.6 Der aktuelle Standort der VE ändert sich in „Magazin-angefragt“ und diese ist daraufhin als „derzeit nicht bestellbar“ gekennzeichnet.
Zur Aushebung übernimmt der Magazinmitarbeiter die VE zum gewünschten Bereitstellungsdatum in eine neue Aktion „Aushebung für Leihverkehr“. Die ausgehobenen Signaturen erhalten den Standort „Leihgabe“. Sind alle Signaturen ausgehoben, wird die Aktion „Transportvorbereitung“ auf „erledigt“ gesetzt.
Der Restaurator erstellt anschließend für die Signaturen ein Zustandsprotokoll.
Für die Übergabe übernimmt der Registrar die Verzeichnungseinheiten in eine neue Aktion „Übergabe“ und exportiert das zugehörige Übergabeprotokoll als CSV/XLS Datei, um mit Serienbrief ein Protokoll zu erstellen. Für das Übergabeprotokoll aus der Datenbank exportierte Informationen sind die Kerninformationen zur VE, sowie die Felder Leihnehmer, Ausstellung, Ausstellungszeit und Leihfrist. Nach dem Speichern der „Übergabe“-Aktion erhält der Leihvorgang den Status „Ausstellung“.
Die Rücknahme der Verzeichnungseinheiten erfolgt durch den Registrar. Er übernimmt die Verzeichnungseinheiten aus dem Leihvorgang dazu in eine Aktion vom Aktionstyp „Rücknahme“ und exportiert das zugehörige Übergabeprotokoll. Bei einwandfreiem Zustand leitet der Registrar die VE ins Magazin zur Reponierung zurück, oder übergibt sie bei Transportschäden an den Restaurator
Bei Rückgabe der Verzeichnungseinheiten wird im Schadensfall ein Schadensgutachten durch die Restaurierungsabteilung erstellt. Das Formular für das Schadensgutachten entspricht dem Zustandsprotokoll, das der Restaurator an der Verzeichnungseinheit als PDF ausdrucken kann.
Bei Restaurierungsaufträgen – auch bei Aufträgen für mehrere Objekte – wird der aktuelle Zustand immer pro Signatur (Verzeichnungseinheit) festgehalten.
Ein neuer Restaurierungsauftrag wird durch den Archivar als Aktion vom Aktionsyp „Restaurierungsauftrag“ angelegt. Die zu restaurierenden Verzeichnungseinheiten werden dieser Aktion hinzugefügt.
Der Restaurator sieht die neuen Restaurierungsaufträge ein und bestellt die zu restaurierenden Verzeichnungseinheiten aus dem Magazin. Hierzu übernimmt der Restaurator die Verzeichnungseinheiten in eine neue Aktion vom Aktionstyp „Bestellung zur Restaurierung“. Der Restaurator speichert die Anfrage. Beim Abspeichern des Anfrage ändert sich der aktuelle Standort der Verzeichnungeinheit auf „Magazin – angefragt“ und diese ist daraufhin als „derzeit nicht bestellbar“ gekennzeichnet.
Der Magazinmitarbeiter sucht anschließend nach neuen Anfragen zur Aushebung, zu denen er die VE anzeigen und per Knopfdruck die benötigten Stellvertreterzettel ausdrucken kann. Für die Bestellung wird für jede Signatur ein Stellvertreterzettel für den Magazinstandort und einer für den Restaurator gedruckt. Ausgehobene Verzeichnungseinheiten weist der Magazinmitarbeiter einer neuen Aktion vom Aktionstyp „Aushebung zur Restaurierung“ zu. Sind alle bestellte VE ausgehoben, wird die Vorgängeraktion „Bestellung zur Restaurierung“ auf „erledigt“ gesetzt.
Der Restaurator erhält die Verzeichnungseinheiten zur Restaurierung. Er protokolliert deren Zustand und seine Restaurierungsarbeiten
Zustands- und Restaurierungsprotokolle können pro Verzeichnungseinheit teilausgefüllt ausgedruckt und dann von Hand vervollständigt werden. Da die Schadenskartierung von Hand erfolgt, und ein Einscannen aller Protokolle zu aufwändig wäre, werden diese Dokumente analog abgelegt. In der Anwendung wird nur eine Referenz auf den Standort des Dokuments gespeichert. Wird ein Restaurierungsauftrag extern vergeben, wird ein Übergabeprotokoll erstellt, das aus der Anwendung als teilausgefülltes Formular ausgedruckt werden kann.
Durch die Reponierung der VE wird die Aktion „Restaurierung“ automatisch abgeschlossen.
