Ein Leihvorgang wird in einem Datensatz mit zugeordneten Begutachtungen vorgehalten. Zu einer Begutachtung können ein oder mehrere Laufzettel erstellt werden. Der Status des Leihvorgangs, der Begutachtungen und Laufzettel ändert sich im Laufe der Bearbeitung.
So wird abgebildet, von welchen Personen(gruppen) der Vorgang aktuell bearbeitet wird. Dabei werden Informationen ggfs. ergänzt oder geändert. Es wird keine separate Kopie der ursprünglichen „Leihanfrage“ usw. im System behalten. Ab Erreichen eines bestimmten Bearbeitungsstands sind einzelne Datenfelder nur noch lesbar bzw. nur durch den Registrar bei Bedarf änderbar.
Beispiel:
Das Leihersuchen geht von extern formlos ein und wird anschließend vom Registrar als Leihanfrage in die Datenbank eingetragen. In einem nächsten Arbeitsschritt wird die Leihanfrage zur Begutachtung weitergegeben.
Pro Objekttyp wird ein neues Begutachtungsformular (Gemälde, Skulpturen …) angelegt. Anhand des zugeordneten Objekttyps können Kustoden und Restauratoren später die für sie relevanten Anfragen in der Begutachtungsübersicht auflisten.
Der jeweilige „Status“ bestimmt in Verbindung mit „Objekttyp/Zuständigkeit“, für welche Nutzergruppe die Begutachung bearbeitet werden kann.
Hat die Begutachtung den Status „Begutachtung Kustos“, kann sie vom zuständigen Kustos (und vom Registrar) bearbeitet werden, nicht aber von anderen Gruppen.
Pro Verpackungseinheit der Begutachtung wird ein Laufzettel angelegt. Der Laufzettel kann eines oder mehrere Objekte enthalten, z.B. Gemälde + Rahmen, Teile eines Service.
Existiert zu einem Objekt kein Datensatz, werden die Angaben auf dem Laufzettel in entsprechenden Freitextfeldern erfasst.
Sobald ein Sammlungsobjekt vom Registrar für die Begutachtung einem Laufzettel-Formular zugeordnet wurde, wird zu diesem in der Inventardatenbank ein Text angezeigt, dass es derzeit für weitere Begutachtungen gesperrt ist.
Ein Objekt ist gesperrt
• während einer laufenden Begutachtung
• nach Freigabe des Objekts zur Ausleihe bis zum Ende der Ausleihe
Nach Abschluss der Begutachtung ändert der zuständige Mitarbeiter den Status des Laufzettels in „erledigt“. Über einen Knopf „Drucken“ können die ausgefüllten Formulare „Begutachtung“ mit Laufzetteln nun ausgedruckt werden.
Ein Übergabeprotokoll kann als vorausgefülltes PDF-Dokument erzeugt werden.
